Herude, februar 2008, nr. 31
Kigger chefen med i din e-mail?
Alle arbejdspladser bør have retningslinjer for overvågning af medarbejdernes brug af arbejdspladsens it-systemer.
Af Troels Petersen, Juridisk konsulent
Samfundet betegnes ofte som et ”kontrol-samfund”. Man har retningslinjer for det ene og det andet, og teknologien udvikler sig for hver dag der går.
Det kan derfor undre, at så få arbejdspladser har en formel og nedskrevet it-politik eller interne retningslinjer for overvågning af medarbejderne.
Udviklingen er gået hurtig. Før bestod overvågning og kontrol ved, at medarbejderen stemplede ind og ud. I dag logger man på en pc, har sandsynligvis installeret tyverialarmer, videoovervågning, GPS-modtagere og ip-telefoni. Alt sammen noget, der kan tjene et helt legitimt formål, men som også kan tjene som kontrol af medarbejderne.
Socialpædagogens arbejde kan i dag ikke udføres, uden at man på en eller anden måde skal anvende en computer.
Oplysninger om brugere og klienter indeholder personfølsomme oplysninger, der gør, at man af sikkerhedsmæssige årsager skal ”logge på” sin pc ved hjælp af navn og password. Dette følger lovgivningen, og det er som udgangspunkt for at sikre, at kun de personer, der skal have oplysningerne, også er de eneste, der får informationerne.
Men modsat efterlader man sig som pc-bruger og medarbejder også dermed ”et spor”.
Anvendelsen af computer og internet kan således ”ses” af arbejdsgiveren.
Spørgsmålet er så, hvor meget en arbejdsgiver må kigge med. For det står slet ikke til diskussion, om arbejdsgiveren kan kigge med. Det kan pågældende!
”Logning”
Ordet ”logning” betyder, at arbejdsgiver registrerer hvilke hjemmesider en medarbejder besøger fra sin pc. Derved kan arbejdsgiver se, om man besøger arbejdsrelevante sider. Dette betyder modsat, at man ligeledes kan se, om ”ikke-relevante” sider besøges. Men logning kan i princippet ligeledes anvendes til at kontrollere medarbejderens effektive arbejdstid. Logning er noget, der automatisk foretages af en computer, eller server uanset om man ”aktivt” har installeret denne funktion. Spørgsmålet er blot, om arbejdsgiveren vil anvende funktionen.
E-mails kan findes frem
Overvågning af e-mail kan ske på flere måder. Arbejdsgiveren kan teknisk ganske enkelt læse mailens indhold. En server kan ligeledes opbevare kopier af mails og senere ”hente” dem, for at de kan blive læst.
Ligeledes kan der installeres programmer, der leder efter bestemte ord, og når disse optræder i en tekst, da skal en overordnet medarbejder godkende indholdet, før det kan sendes. Det kan derfor synes ganske uskyldigt, når man som medarbejder sender en mail. Og måske det endda sker fra sin hjemme-pc en lørdag aften, mens alle andre er gået i seng. Men arbejdsgiveren kan teknisk set alligevel være ”med på en kigger”, hvad de færreste nok vil tænke over i den situation.
I Danmark betragtes e-mails i lovgivningen som ”et brev” i traditionel forstand. Det er blot i elektronisk form. Vi beskytter brevhemmeligheden, hvilket betyder, hvad de fleste ved, at det er strafbart at åbne andre personers post. Derfor er det også strafbart at åbne andres personlige e-mails. En arbejdsgiver overtræder derfor straffeloven, hvis han læser en medarbejders private e-mail.
Er arbejdsgiveren så pludselig kriminel?
Så enkelt er det ikke. Der kan være særdeles gode grunde til, at man som arbejdsgiver overvåger sit it-anlæg. Det kan være sikkerhedsmæssigt, og det kan også være til fordel for medarbejderen. Det, der er afgørende, er, om medarbejderen ved, at overvågning finder sted, og i givet fald, i hvilket omfang arbejdsgiveren overvåger.
Derfor kan Socialpædagogerne kun opfordre til, at der udarbejdes en it-politik, der skal være den enkelte medarbejder bekendt. Retspraksis, der ikke skal gennemgås her, viser, at det i sagerne er afgørende, om en medarbejder har haft viden om, at arbejdsgiveren kiggede med. Ligeledes skal en arbejdsgiver kunne forklare og forsvare, hvorfor overvågningen finder sted, eller er etableret.
Hvad med Tillidsrepræsentanten?
Uagtet man på arbejdspladsen måtte have en it-politik og have bekendtgjort, at man overvåger medarbejdernes it-trafik og e-mail, bør der være særlig fokus på TR-rollen og funktionen. Tillidsrepræsentanten skal netop i fortrolighed kunne have en dialog med sine kolleger og ”sit” kredskontor uden at andre kan kigge med, eller senere overvåge med hvem, der er korresponderet eller indholdet heraf.
Videoovervågning og ip-telefoni
Flere sikkerhedsforanstaltninger og besparelser eller blot mere overvågning? Det samme gør sig gældende for disse områder: der bør vedtages en it-politik. Ip-telefoni er jo blot telefon over internettet, hvorfor oplysninger og indhold af samtale kan lagres og senere aflyttes.
Hvad kan der gøres?
Kontrol, overvågning eller sikkerhed; uagtet hvilken indgangsvinkel man anlægger bør der være en klart defineret og udmeldt it-politik. Medarbejderen skal vide, om pågældende er overvåget og i givet fald hvordan. Og så bør man kende baggrunden herfor, der selvfølgelig skal tjene et sagligt formål. Overvågning for overvågningsskyld, eller ”fordi det gør man i dag” er ikke i sig selv sagligt.
Ligeledes bør der være klare regler om, hvilke betroede medarbejdere, der kan få adgang til oplysningerne. Og endelig bør sådanne regler ikke udformes eller indføres alene fra ledelsens side. Grundlaget bør være en drøftelse i SU/MED-udvalg, eller som minimum efter en drøftelse med tillidsrepræsentanten, hvorefter medarbejdere og kolleger informeres.
Sidst opdateret: 06-08-2010
